Koordinasi Penyelamatan Arsip Pemilu
Surakarta, kota-surakarta.kpu.go.id - Komisi Pemilihan Umum Kota Surakarta menerima kunjungan dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Atti Mulyanah dalam rangka koordinasi penyelamatan arsip pemilu. Kamis, (9/10/2025)
Kegiatan dilaksanakan di Aula kantor KPU Kota Surakarta dan diikuti oleh seluruh komisioner dan staf sekretariat. Dalam kesempatan ini Atti Mulyanah menyampaikan materi tentang kearsipan. Aspek penilaian dari pengawasan kearsipan internal, Arsip dinamis terbagi menjadi 2 unit yaitu Unit pengolah unit kerja dan Unit kearsipan. Dijelaskan juga mengenai point penting 4 Pilar kearsipan yang terdiri dari :
- Tata naskah dinas : Untuk memenuhi autentisitas dan realibilitas arsip; Memuat antara lain pengaturan, jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan;
- Klasifikasi arsip : Untuk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi terhadap arsip yang dibuat dan diterima; Memuat jenis arsip yang disusun berdasarkan analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis, sistematis, dan kronologis;
- Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis : Untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang-undangan; Memuat antara lain jenis arsip sesuai klasifikasi arsip beserta penentuan hak akses;
- Jadwal retensi arsip : Untuk menentukan jangka waktu simpan arsip aktif dan arsip inaktif sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip; Memuat daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip sesuai klasifikasi arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi musnah atau permanen.
Di akhir materi juga disampaikan penjelasan Pemusnahan arsip dengan retensi dibawah 10 tahun menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan II (Sekretariat OPD), sedangkan pemusnahan arsip dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun menjadi tanggungjawab Unit Kearsipan I (Lembaga Kearsipan Daerah) selesai penyampaian materi dilanjutkan dengan berdiskusi bersama. Kegiatan ini diharapkan materi yang disampaikan hari ini dapat berguna oleh KPU Kota Surakarta dalam penyelamatan arsip pemilu. (Ed:Asa/kpusurakarta)
